Delegation
„Ich kann an niemanden delegieren, da ich keine Führungskraft bin” ist oft die erste Reaktion, welche ich auf die Frage „Und warum tust DU das jetzt und nicht die/der Huber?” erhalte.
Es stimmt, eine der Aufgaben von Führungskräften ist es, Tätigkeiten zu delegieren und zu verteilen (nebst natürlich Ziele zu vergeben und das Ergebnis zu messen, Menschen zu entwickeln und zu fördern, Entscheidungen zu treffen, uvm.). Es gibt fast nichts Schlimmeres als einen Chef, welcher der Meinung ist, er muss alles selbst erledigen, weil nur dann die Arbeit richtig getan wird.
Auch für »normale« Mitarbeiter (sind Chefs eigentlich nicht auch »normal«? 
) besteht die Möglichkeit - eigentlich die Verpflichtung - Tätigkeiten zu delegieren, wenn …
Bevor wir dazu kommen, möchte ich Dir einige Hemmnisse der Delegation näher bringen.
Nach obenHemmnisse des Delegierens
Manche von uns haben Angst vor dem Delegieren, weil …
- man nur selbst diese Aufgabe richtig lösen kann.
- man der Meinung ist, diese Aufgabe schneller selbst zu erledigen, anstatt sie jemandem anderen zu übertragen.
- die Aufgabe so unangenehm ist und man daher anderen nicht zumuten kann, sie zu erledigen.
- man befürchtet, der Andere könne sich zum Konkurrenten entwickeln, wenn man ihm das eigene Wissen mitteilt.
- man nach einer Beförderung gerne bei vertrauten Aufgaben bleibt, obwohl diese mittlerweile in den Zuständigkeitsbereich anderer Mitarbeiter:innen fallen.
- man Angst hat, Ansehen zu verlieren, wenn andere die Aufgabe möglicherweise schneller lösen können.
- man Furcht vor neuen Aufgaben hat.
- … und … und … und … die Gründe NICHT zu delegieren sind mannigfaltig.
Nach obenWelche Vorteile habe ich, wenn ich Aufgaben delegiere?
- Es hilft Dir, Dich zu entlasten und Zeit für wirklich wichtige Aufgaben zu gewinnen.
- Jeder erhält die Aufgaben, welche er kann und mit denen er sich identifiziert.
- Entscheidungen werden dort gefällt, wo die Folgen unmittelbar wirken.
- Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung nimmt zu.
- Teamarbeit wird gefördert
Nach obenIn welche Richtungen kann ich delegieren?
Ganz am Anfang dieser Seite habe ich geschrieben, dass Delegation nicht nur für Führungskräfte funktioniert - und das stimmt! Delegation geht in alle 4 Richtungen:
| Rückdelegation an den Vorgesetzten | ||
| Delegation an die Teamkollegin | I C H | Delegation an den Teamkollegen |
|---|---|---|
| Delegation an den Mitarbeiter (aus Führungskraftsicht) |
Dazu folgende praktische Beispiele:
| Delegation eigener unangenehmer Tätigkeiten |
|---|
| Für Dich sind gleichartige Routinetätigkeiten ein Graus, weil Du die Herausforderung liebst. Weil dies bei Dir so ist, nimmst Du an, dass Deine Kollegen:innen gleichartig denken und ebenso empfinden. Ist das wirklich so? In jedem größeren Team ist mindestens ein Kollege, welcher genau umgekehrt fühlt. Für ihn sind alltägliche, administrative Tätigkeiten jene, die er kennt und akribisch durchführt. Für ihn ist Neues und Unbekanntes unangenehm und er benötigt zur Durchführung viel Zeit. |
| Was spricht dagegen, dass ihr beide Eure Tätigkeiten tauscht? |
| Die oft unterschätzte (und vielleicht für unmöglich gehaltene) Rückdelegation |
|---|
| Nehmen wir an, Dein Vorgesetzter hat gute Beziehungen zu vielen anderen Kollegen. Deine Aufgabe ist es, von jemandem Dir unbekannten, wichtige Informationen schnell zu erhalten. Der Erstkontakt ist für Dich sicher schwieriger als für Deinen Vorgesetzten |
| Was spricht dagegen, Deinen Vorgesetzten mit der Frage „Sie kennen doch Herrn Huber gut. Könnten Sie ihn, um die Information xyz bitten?” zu adressieren. |
| Delegation an externe Leistungserbringer |
|---|
| Mitunter werden einzelne Aufgaben, ganze Projekte oder auch gesamte Unternehmensbereiche extern beauftragt. Je nach Art bzw. Umfang des Aufgabengebietes handelt es sich dabei um eine Form von Outsourcing. Man kann beispielsweise einige Tätigkeiten an ein Büroservice delegieren und betreibt damit Outtasking. |
| Im Laufe des Studiums kann auch eine externe Delegation eine hilfreiche Option sein, wenn man seine zu erledigenden Aufgaben und Abgaben managen möchte. Hierfür können Studenten und Studentinnen beispielsweise die Korrektur einer Abschluss- oder Hausarbeit an professionelle Lektoren und Lektorinnen delegieren. Ein solches, von geschulten Personen durchgeführtes Lektorat und Korrekturlesen für Studenten und Studentinnen ist durchaus sinnvoll, da die Prüfung sehr strukturiert und akribisch abläuft. Der Student oder die Studentin gibt damit die Korrektur in professionelle Hände und kann in der Zwischenzeit parallel andere wichtige Aufgaben bearbeiten. |
Nach obenWie finde ich heraus ob Delegation für die aktuelle Aufgabe richtig ist?
Stelle Dir selbst folgende Fragen:
- Bin ich wirklich dafür zuständig?
- Befasse ich mich da mit Nebensächlichkeiten?
- Ist Standardisierung möglich?
- Gibt es weniger aufwendige Möglichkeiten, die Aufgabe zu erledigen?
- Ist bei Arbeiten mit vielen Einzelheiten eine Unterstützung möglich?
- Ist eine Verteilung möglich?
- Wird die Arbeit gleichmäßig verteilt?
Nach obenHabe ich als Empfänger der Aufgabe auch etwas zu beachten?
Natürlich und sogar sehr viel! Wenn Du das nächste Mal einen Auftrag entgegen nimmst, dann gehe folgende Punkte in Ruhe im Kopf durch und prüfe so, ob Dir alles klar ist:
- Kann ich diesen Auftrag termingerecht erledigen?
- Was ist wo, wie, warum, bis wann, mit wem zu erreichen?
- Wer ist aller über den Auftrag zu informieren?
- Welche Kapazitäten, Hilfsmittel, Sachmittel brauche / erhalte ich?
- Gibt es Zwischentermine? Sind Zwischenergebnisse gefordert?
- Was ist NICHT Teil dieses Auftrages? (Negativabgrenzung)
Nach obenZeitverwendungsinventar
Zum Abschluss des Kapitels kannst Du wieder Dein Zeitverwendungsinventar her nehmen und in der Spalte 'dele' jene Tätigkeiten markieren, bei denen die Anwendung der Delegation für Dich möglich ist.
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 Yvonne (E-Mail-Adresse bekannt) |
Hallo,
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